Сверка топливных карт: как реально можно сэкономить?
Наши клиенты являются источником вдохновения для создания новых полезных сервисов. Вот, например, актуальный случай нашего клиента, благодаря которому мы разработали интеграцию с топливными картами, который может рассматриваться как еще один действенный инструмент контроля топлива.
Некоторое время назад к нам обратился клиент, основная деятельность которого - краткосрочная аренда и прокат автомобилей. У них появилась проблема: участились случаи кражи топлива, а именно недоливы. В некоторых случаях топливо вообще не попадало в бак арендованного автомобиля.
Злоумышленники, используя топливные карты заказчика (далее ТК), заправлялись в сторонние автомобили. А при большом автопарке (более 100 единиц) своевременно обнаружить махинацию затруднительно, в итоге суммарные денежные потери составляли десятки тысяч белорусских рублей. Поэтому остро требовалось решение, которое позволит оперативно выявлять нарушителей закона, использующих топливные карты компании не по назначению. Плюсом было и то, что его весь автопарк оснащен современными телематическими блоками, которые считывают данные с бортового компьютера в режиме онлайн.
Созданный нами сервис интеграции в автоматическом режиме в Wialon регистрирует все заправки по топливным картам и сопоставляет их с заправками от врезных (или штатных) датчиков уровня топлива (ДУТ).
Информация для анализа находится в удобных сводных отчетах: регистрационный номер авто, дата/время заправки по чеку, объем, вид топлива, номер ТК, заправка по ДУТ, дельта (разница между чеком и ДУТом).
Некоторое время назад к нам обратился клиент, основная деятельность которого - краткосрочная аренда и прокат автомобилей. У них появилась проблема: участились случаи кражи топлива, а именно недоливы. В некоторых случаях топливо вообще не попадало в бак арендованного автомобиля.
Злоумышленники, используя топливные карты заказчика (далее ТК), заправлялись в сторонние автомобили. А при большом автопарке (более 100 единиц) своевременно обнаружить махинацию затруднительно, в итоге суммарные денежные потери составляли десятки тысяч белорусских рублей. Поэтому остро требовалось решение, которое позволит оперативно выявлять нарушителей закона, использующих топливные карты компании не по назначению. Плюсом было и то, что его весь автопарк оснащен современными телематическими блоками, которые считывают данные с бортового компьютера в режиме онлайн.
Созданный нами сервис интеграции в автоматическом режиме в Wialon регистрирует все заправки по топливным картам и сопоставляет их с заправками от врезных (или штатных) датчиков уровня топлива (ДУТ).
Информация для анализа находится в удобных сводных отчетах: регистрационный номер авто, дата/время заправки по чеку, объем, вид топлива, номер ТК, заправка по ДУТ, дельта (разница между чеком и ДУТом).
Из таблицы мы видим, что у клиента заправки ДУТ и чек имеют небольшие расхождения. Данная погрешность может быть связана как с конструктивными особенностями бака автомобиля, так и с работой самого штатного датчика, установленного заводом-изготовителем. Учитывая вышеуказанные особенности, мы настроили отчеты для нашего клиента таким образом, чтобы акцентировать внимание только на заправках с расхождениями 5 и более литров.
Работая с приложением, клиент стал оперативно видеть разницу между чеком и ДУТом, смог быстро выявлять хищения топлива (недоливы), наказывать нарушителей и взыскивать с них нанесенный ущерб.
В результате:
Наш сервис позволил клиенту не только решить вопрос с контролем недолива в бак по топливным карточкам, но и упростить работу с путевыми листами и перевести их в электронный вариант. Это значительно снизило нагрузку на отдел бухгалтерии. Все заправки и пробеги теперь автоматически попадают в 1С предприятия.
Также сервис сверки заправок отлично подходит при использовании врезных высокоточных датчиков уровня топлива, которые устанавливаются на грузовых автомобилях. Врезные ДУТ имеют намного меньшую погрешность измерения, чем штатные датчики, что дает еще более точную сверку заправок, и в случае интеграции с операторами топливных карт- всё это происходит в автоматическом режиме.
В целом, хитрости с картами не редкость в компаниях, которые предоставляют ежемесячный лимит на топливо сотрудникам.
Вот несколько популярных злоупотреблений с ТК.
При недостаточном контроле во всех подобных случаях компания теряет свои средства, а ведь они могли бы быть потрачены с пользой для предприятия!
А контролируете ли Вы целевое использование топлива по картам?
Работая с приложением, клиент стал оперативно видеть разницу между чеком и ДУТом, смог быстро выявлять хищения топлива (недоливы), наказывать нарушителей и взыскивать с них нанесенный ущерб.
В результате:
- заказчик получил нужный полноценный инструмент контроля заправок чек/ДУТ;
- были быстро выявлены и наказаны злоумышленники, промышляющие кражей топлива;
- наша отчётность является доказательной базой в суде и помогает взыскать деньги;
- сэкономлены большие денежные суммы;
- в доступе у клиента сводные отчеты и полная аналитика с историей;
- автоматизированы рабочие процессы.
Наш сервис позволил клиенту не только решить вопрос с контролем недолива в бак по топливным карточкам, но и упростить работу с путевыми листами и перевести их в электронный вариант. Это значительно снизило нагрузку на отдел бухгалтерии. Все заправки и пробеги теперь автоматически попадают в 1С предприятия.
Также сервис сверки заправок отлично подходит при использовании врезных высокоточных датчиков уровня топлива, которые устанавливаются на грузовых автомобилях. Врезные ДУТ имеют намного меньшую погрешность измерения, чем штатные датчики, что дает еще более точную сверку заправок, и в случае интеграции с операторами топливных карт- всё это происходит в автоматическом режиме.
В целом, хитрости с картами не редкость в компаниях, которые предоставляют ежемесячный лимит на топливо сотрудникам.
Вот несколько популярных злоупотреблений с ТК.
- Недолив в бак, продажа топлива третьим лицам. Например, оплачено на заправке по топливной карте 30 литров, из них в бак машины попало только 15, а оставшаяся часть — продана.
- Заправка топливными картами сторонних автомобилей
- Заправка топлива в канистры для использования в личных целях.
- При установленных лимитах ТК под конец месяца, в случае непереходящего остатка, водитель забирает излишек себе.
При недостаточном контроле во всех подобных случаях компания теряет свои средства, а ведь они могли бы быть потрачены с пользой для предприятия!
А контролируете ли Вы целевое использование топлива по картам?